Kebutuhan Dan Proses Pengembangan Koleksi Perpustakaan

harian9 author photo
 
Oleh: Sarah Emma. B. SH. MH
Pendahuluan
Menurut  Undang Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang perpustakaan, memberikan pengertian bahwa bahan perpustakaan adalah semua hasil karya tulis, karya cetak dan/ atau karya rekam. Sedangkan dalam kamus besar Bahasa Indonesia bahan diartikan segala sesuatu yang dapat dipakai atau di perlukan untuk tujuan tertentu dan pustaka maupun arti buku.
Koleksi merupakan kumpulan yang berhubungan dengan study penelitian. Qosim (2006;3)memberikan pengertian bahwa bahan perpustakaan adalah dokumen yang memuat informasi pengetahuan ilmiah dengan tujuan penciptaannya untuk kegiatan kultural dan pendidikan. Untuk itu bahan perpustakaan merupakan koleksi berupa buku, majalah, dan bahan kepustakaan lainnya yang disimpan untuk dibaca, di pelajari dan di bicarakan. Perpustakaan merupakan system informasi yang berfungsi menyediakan, mengolah, dan menyampaikan informasi yang terdapat dalam koleksinya.

Pengertian Pengembangan koleksi 
A term which encompasses a number of activities related to the development of the library collection, including the determination of the library collection, including the determination and coordination of selection policy, assessment of needs of users and potential users, collection evaluation, identification of collection needs, selection of materials, planning for resource sharing, collection maintenance, and weeding. 
Jika pengertian Pengembangan Koleksi menurut ALA Glossary of Library and Information Science (1983) di atas diterjemahkan ke dalam bahasa indonesia yaitu; sejumlah kegiatan yang berkaitan dengan penentuan dan koordinasi kebijakan seleksi, menilai kebutuhan pemakai, studi pemakaian koleksi, evaluasi koleksi, identifikasi kebutuhan koleksi, seleksi bahan pustaka, perencanaan kerjasama sumberdaya koleksi, pemeliharaan koleksi dan penyiangan koleksi perpustakaan. 
Di awal tahun 1970-an pengembangan koleksi Perpustakaan merupakan istilah yang mempunyai konotasi lebih luas dari pada seleksi buku dan pengadaan bahan pustaka. Hal ini mengacu pada pengetahuan untuk mengadakan koleksi perpustakaan yang meliputi seleksi bahan pustaka yang harus ditambahkan secara cermat, dan pengadaan fisik bahan pustaka yang telah ditentukan. Didalam proses pengembangan tersebut termasuk kegiatan seleksi dan pengadaanbuku(Sharma&Singh,1991). 
Sedangkan menurut Sulistyo_Basuki (1991 : 427) pengertian pengembangan koleksi lebih ditekankan pada pemilihan buku. Pemilihan buku artinya memilih buku untuk perpustakaan. Pemilihan buku berarti juga proses menolak buku tertentu untuk perpustakaan. Selanjutnya pengertian pengembangan koleksi mengalami perubahan perkembangan bidang kepustakawanan. Pengembangan koleksi, seleksi dan pengadaan menjadi istilah-istilah yang saling melengkapi.
Tujuan pengembangan koleksi
Tujuan pengembangan koleksi adalah untuk menambah koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan pengguna yang berubah dan tuntutan pengguna masa kini serta masa mendatang.Tujuan pengembangan koleksi perpustakaan perlu dirumuskan dan disesuaikan dengan kondisi serta kebutuhan pengguna agar perpustakaan dapat secara berencana mengembangkan koleksinya. 
Pengembangan koleksi adalah awal dari pembinaan koleksi perpustakaan bertujuan agar koleksi tetap sesuai dengan kebutuhan pengguna dan jumlah bahan pustaka selalu mencukupi. Mutu perpustakaan dibentuk oleh kegiatan pengembangan koleksi ini. 
Perpustakaan sebagai sumber informasi memegang peranan penting di era globalisasi saat inidan merupakan sarana penunjangdalam pendidikan non formal . Sehubungan dengan hal tersebut perlu di pahami bahwa salah satu fungsi utama perpustakaan adalah menyediakan dan menyebarluaskan informasi yang dimilikinya kepada pengguna perpustakaan.
Pengolahan bahan pustaka yang dilaksanakan dengan baik harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Jika perpustakaan tidak dapat mengolah bahan pistaka dengan baik maka akan menghambat system pelayanan bahan pustaka tersebut. Kegiatan pengolahan bahan pustaka biasanya mencakup kegiatan inventarisasi, katalogisasi deskritif dan katalogisasi subjek. Kegiatan pengolahan bahan pustaka  merupakan bagian utama dalam proses penyajian informasi.
Hal yang paling vital dalam kegiatan perpustakaan adalah pengolahan koleksi dikarenakan menjadi penentu dalam penelusuran informasi bagi pemustaka. Oleh karena itu harus diterapkan manajemen yang baik dalam prosesnya baik mengenai waktu, dana, tenaga dan lain lain.
1. Fungi dan Tujuan Pengolahan Bahan Pustaka
Koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak dan/atau karya rekam dalam berbagai media yang memiliki nilai pendidikan yang dihimpun, diolah, dan dilayankan. Koleksi tersedia untuk memenuhi kebutuhan pemustaka.
Sesuai dengan latar belakang dan pengertian pengolahan bahan pustaka, bahwa terdapat beberapa tujuan bahan pustaka perlu di olah yaitu :
1. Untuk Mempermudah Pengaturan Koleksi
Setiap bahan pustaka yang masuk akan dilakukan inventarisasi mulai dari pencatatan identitas buku, tanggal masuk, jumlah hingga pemberian kode unik, barcode hingga cap.
Semua itu untuk mempermudah pengaturan koleksi, sehingga setiap koleksi dapat diletakkan di posisi yang tepat. Sewaktu-waktu ada pemustaka yang pinjam, maka pengelola tinggal masuk ke sistem dan mencatatnya. Pengelola juga dapat melihat jumlah buku yang tersedia, yang dipinjam dan yang harus segera diperbaharui.
2. Memudahkan Pelayanan Terhadap Pemustaka
Setiap perpustakaan pasti berusaha untuk memberikan pelayanan terbaiknya untuk para pemustaka, dengan adanya pengolahan bahan pustaka ini harapannya mampu meningkatkan pelayanan kepada pemustaka. Setiap buku akan diklasifikasikan dan di tata secara sistematis pada rak-rak buku. Setiap rak memiliki isi dengan kategori yang seragam, dengan begitu para pemustaka lebih mudah menemukan bukunya.
3. Memudahkan Pengelola dalam Menemukan Buku
Tidak hanya pemustaka saja, tapi pengelola juga dimudahkan dengan adanya pengolahan bahan pustaka yang baik. Sewaktu-waktu melakukan pengecekan, perawatan dan pencatatan ulang maka buku yang di cari dapat dengan mudah untuk di temukan.
4. Menjaga Kualitas Buku
Tentu tidak sembarangan buku bisa masuk ke dalam perpustakaan, buku yang sudah lolos uji dan sortir saja. Terdapat beberapa buku yang tidak dimasukkan sebagai koleksi seperti : buku cacat, rusak, mengandung isi berbahaya, melanggar hukum dan tidak sesuai dengan profil pemustaka.
Tidak hanya buku baru saja yang harus di olah, buku-buku lamapun juga diperiksa setiap selesai di pinjam dan semua buku di cek secara rutin untuk menjaga kualitas buku.
2. Proses Pengolahan Bahan Pustaka
Setiap perpustakaan memiliki proses pengolahan bahan pustaka yang berbeda-beda, tergantung dengan sistem dan teknologi yang di gunakan. Tentu saja semakin canggih, proses pengolahannya akan semakin singkat karena terbantu dengan teknologi.
Pada umumnya proses pengolahan bahan pustaka terdiri dari pemberian stempel, inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi dan kelengkapan. Pemberian stempel hak milik dan inventaris, hal ini bertujuan agar buku-buku tersebut secara sah menjadi milik perpustakaan dan tidak dapat diakui menjadi milik pribadi oleh orang lain. Setelah selesai, buku kemudian dilakukan inventaris atau pencatatan bersamaan dengan pemberian nomor unik (induk).
Buku kemudian juga akan diklasifikasikan berdasarkan ukuran, jenis dan cabang ilmu. Ini berguna untuk memudahkan pemustaka dalam mencari buku yang diinginkannya. Setelah itu pembuatan katalog untuk memudahkan pengelola dalam mencari informasi buku yang ada di perpustakaaan tersebut. Terakhir memberikan kelengkapan untuk memudahkan pengelola dalam melayani peminjaman buku seperti pemberian label penomoran, barcode, hingga kertas pengembalian buku.
Menurut Sumardi (2001;25) pengolahan bahan pustaka merupakan kegiatan inti didalam suatu organisasi perpustakaan dimulai dari buku masuk ke perpustakaan sampai siap untuk dimanfaatkan atau di pinjam kan kepada para pemustaka.
Menurut Sulvio Puspito Sari (2009) dalam Tugas Akhirnya yang berjudul “Pengolahan Bahan Pustaka Berupa Buku di UPT Perpustakaan UNY” menyatakan bahwa Pengolahan Bahan Pustaka adalah sebuah proses pengolahan koleksi buku guna membantu pemakai (pengelola dan pemustaka) dalam menemukan kembali informasi yang dibutuhkan, serta untuk mempermudah pengaturan peletakan buku pada rak-rak yang disusun secara sistematis sehingga memudahkan kegiatan pelayanan kepada para pemustaka.
Selanjutnya menurut Tri Adiyani Malik (2014) menyatakan bahwa pengolahan bahan pustaka merupakan kegiatan sistematis yang dimulai dari masuknya bahan pustaka sampai siap untuk digunakan oleh pengguna (pemustaka) dan memberikan kemudahan dalam penelusuran/pencarian informasi bahan pustaka tersebut.
Selanjutnya menurut Rahayuningsih (2007) menyatakan bahwa bahan pustaka yang telah selesai diproses dibagian pengembangan koleksi selanjutnya diolah oleh pengolahan koleksi sampai siap untuk dapat dilayankan kepada pemustaka.
Pengolahan bahan pustaka adalah sebuah proses pengolahan koleksi buku guna membantu pemakai ( pengelola dan pemustaka) dalam menemukan kembali informasi yang dibutuhkan, serta untuk mempermudah pengaturan peletakan buku pada rakrak yang disusun secara sistematis sehingga memudahkan kegiatan pelayanan kepada para pemustaka.
Dalam pemilihan bahan pustaka harus memiliki beberapa prinsip, dan mampu memenuhi kebutuhan pengguna secara efisien dan optimal. Menurut Soeatimah (1992:76) ada empat prinsip dalam pemilihan bahan pustaka yang harus di pilih secara cermat dan disesuaikan dengan : 
a. Minat dan kebutuhan masyrakat pemakai.
b. Tujuan fungsi dan ruang lingkup layanan perpustakaan.
c. Kemajuan pengetahuan dan kekayaan jiwa dalam arti yang positif. 
d. Pustaka yang mmenuhi kualitas dan persyaratan. 
Mengapa pengolahan bahan pustaka di perlukan ?
Coba bayangkan anda memiliki ribuan jumlah buku dan tidak ditata secara rapi      ( hanya di tumpuk). Sewaktu waktu kita ingin membaca buku, kira kira kesulitan tidak untuk mencari buku yang kita ingin baca ?
Sekarang kita bayangkan juga jika kita pergi ke perpustakaan, kemudian bukunya tidak di kategorisasi, pasti kesulitan bukan untuk mencari bukunya ?, untuk itulah setiap buku perlu di olah, di periksa, dan di tata sesuai dengan kategori dan klasifiksinya.
Selain itu masih ada beberapa alasan logis lain yang menjadi latar belakang mengapa perlu dilakukan pengolahan bahan pustaka diantaranya adalah :
a. Untuk inventarisasi (pencatatan) untuk tertib administrasi / peminjaman / mencegah kehilangan buku dll.
b. Untuk penyortiran agar buku yang tidak layak (rusak/sobek/halaman hilang) bisa diketahui.
c. Untuk kategorisasi buku / menentukan penyusunan rak buku secara sistematis guna memudahkan pelayanan kepada para pemustaka.
c. Untuk katalogisasi (memasukkan buku dalam daftar koleksi).
3. Sistem Pengolahan Perpustakaan Kota Medan
Koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak dan/atau karya rekam dalam berbagai media yang memiliki nilai pendidikan yang dihimpun, diolah, dan dilayankan. Koleksi tersedia untuk memenuhi kebutuhan pemustaka.
Buku yang dibeli dari proses pengadaan , tidak begitu saja di letakkan di rak. Ada beberapa tahapan yang harus dilakukan, yakni,
1. Pemilihan Judul
Pemilihan judul berdasarkan katalog penerbit dan daftar permintaan bahan pustaka oleh pemustaka dan permintaan yang datang dari para pemustaka adalah salah satu factor penting yang perlu dipertimbangkan ketika melakukan pemilihan judul.
Pemilihan judul dapat dilakukan antara lain dengan cara:
a. Melihat kotak saran tentang usulan pemustaka
b. Survey ke penerbit dan toko-toko buku
c. Mengamati keberadaan buku-buku baru melalui katalog penerbit, resensi buku di surat kabar atau majalah, internet, dan lain – lain.
2. Pemesanan Bahan Pustaka
    Selesai dari pemilihan judul maka akan dilakukan pemesanan buku ke penerbit 
3. Pengadaan Bahan Pustaka
    Ketersedianya bahan pustaka dan siap untuk di periksa dan diolah
4. Pemeriksaan Bahan Pustaka
Setiap buku yang masuk harus diperiksa terlebih dahulu baik dari segi fisik, isi sampai kualitas bukunya  dan jumlah bukunya apakah sudah sesuai degan pesanan, yang memeriksa buku tersebut adalah pejabat penerima hasil pekerjaan barang/jasa  Pemerintah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan yang di pilih oleh Kadis.
5. Invent Barang
Setelah pembelian buku yang masuk ke perpustakaan harus di catat sesuai dengan waktu pembelian  agar diketahui jumlah dan judul buku. 
6. Stempel
Sebagai tanda kepemilikan resmi setiap buku harus di cap, cap tersebut sebagai tanda bahwa buku tersebut merupakan milik perpustakaan. Selain cap kepemilikan juga di cap inventaris yang di letakkan pada setiap halaman judul.
7. Klasifikasi dan Memasang Punggung Buku
Mempunyai tujuan membantu pemakai mengenali dan menemukan suatu karya melalui nomor kelas dan mengumpulkan karya karya yang sejenis, yaitu yang mempunyai subjek yang sama dan berhubungan.
System klasifikasi yang di gunakan adalah DDc ( dewey Decimal Classification) yang di bagi atas 10 nomor yang biasanya di temple di punggung buku, dan ketika pemustaka mencrinya berdasarkan nomor panggil yang ada di punggung buku.
Pembagian 10 nomor klassifikasi menurut Dewey adalah ;
- 000 – 099 karya umum
- 100 – 199 ilmu filsafat, psikologi, parapsikologi, okultisme
- 200 – 299 agama
- 300 – 399 ilmu ilmu sosial
- 400 – 499 bahasa
- 500 – 599 ilmu ilmu murni
- 600 – 699 teknologi (ilmu terapan)
- 700 – 799 kesenian dan seni dekorasi
- 800 – 899 kesusastraan
- 900 – 999 geografi umum dan sejarah umum
Label yang sudah di cetak di tempelkan dan di pasang di punggung buku setinggi 3 cm dari bagian bawah punggung buku.
8. Penempelan Lembar Perhatian dan Lembar Daftar Pengembalian Buku.
Pada lembar perhatian di himbau kepada pra pemakai/peminjam buku untuk:
- memelihara buku dengan debaiknya ; tidak mengotori, tidak mencoret lembaran kertas    dan   tidak melipat lembaran lembaran tertentu
- diminta agar mengembalikan buku dengan batas waktu peminjaman 
- tidak meminjamkan buku yg di pinjam kepada orang lain
9. Inventarisasi
Inventaris merupakan kegiatan pencatatan data buku perpustakaan dalam buku induk. Dalam proses inventarisasi , data bibliogrfi buku di catat. Data data tersebut seperti jidil, pengarang, penerbit, klasifikasi dan eksemplar buku dll
10. Menyampul Buku
Sampul untuk menjaga buku agar tetap dalam kondisi baik, mencegah kerusakan dan agar terlihat rapi dan bersih. Penyampulan dapat di gunakan menggunakan plastic bening, gunting, dan solasi bening.
11. Mengentri Data Buku
Memasukan data data buku : judul, pengarang, deskripsi buku , katalog dan koleksi buku
Setelah selesai di klasifikasi, semua buku harus di input data-datanya. Input data ini terdiri dari beberapa hal yaitu :
- Katalogisasi Koleksi
- Semua data-data buku di masukkan dalam katalog (daftar buku yang ada di perpustakaan tersebut.
- Scan cover / sampul
- Barcoding
Dengan sistem barcode akan memudahkan pengelola perpustakaan dalam pendataan. Ketika akan dipinjam oleh pemustaka, pengelola tingga melakukan scan barcode maka otomatis data buku dan peminjaman akan tampil di layar komputer.
- Tes Barcoding
12. Mencetak Barcot Dan Menempel Barcode
Barcode atau kodebatang merupakan kumpulan data optic yang bias di baca oleh mesin, di dunia perpustakaan barcode juga di gunakan untuk memberikan identitas atau label buku, kode barcode buku di berikan berdasarkan nomor ISBN.
13. Shelving
Ini merupakan kegiatan akhir dari seluruh proses pengolahan koleksi bahan pustaka. Yaitu proses penyusunan koleksi bahan pustaka pada rak yang telah tersedia. Penempatan koleksi pada rak tersebut disesuaikan berdasarkan penomoran yang telah dilakukan sebelumnya, yaitu nomor klasifikasi. Dengan demikain, pemustaka akan tahu harus mencari buku ke rak mana ketika mereka telah mendapatkan nomor panggil buku tersebut yang diperoleh dari katalog.
Prosedur Pengolahan Bahan Pustaka



Kesimpulan :
Pengolahan Bahan Pustaka merupakan kegiatan inti dari perpustakaan. Untuk itu sangat penting membuat sistem pengolahan yang efektif, agar prosesnya dapat dilakukan secara efektif pula. Selain itu juga dapat memberikan pelayanan terbaik bagi para pemustaka.
Pihak perpustakaan juga dapat melakukan upaya pengadaan dengan membuat karya sendiri sehingga karya tersebut menjadi bagian dari koleksi perpustakaan itu sendiri, diantaranya adalah kumpulan kliping , bibliografi, indeks artikel
.
Pengolahan bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan wajib perpustakaan dimana bahan pustaka yang akan masuk harus di olah terlebih dahulu, demi memudahkan pengaksesan informasi dan tertib administrasi oleh pemustaka.
Setiap perpustakaan memiliki proses pengolahan bahan pustaka yang berbeda beda, tergantung dengan system dan teknologi yang di gunakan, tentu saja semakin canggih, proses pengolahannya akan semakin singkat karena terbantu dengan teknologi. (Penulis adalah: Pustakawan Ahli Muda  pada Dinas perpustakaan dan kearsipan Kota Medan) E-mail : emmabangun17@gmail.com
Daftar pustaka ;
1. Pengolahan bahan pustaka: pengertian, proses dan kegiatannya ,  . https://penerbitbukudeepublish.com/pengadaan/pengolahan-bahan-pustaka
2. Manajemen perencanaan perpustakaan  ; kebijakan pengadaan bahan pustaka, Isji Hardi, A.Md, S. sos
3. Bahan  ajar diklat manajemen perpustakaan; Perpustakaan Nasional Republik Nasional
4. http://repositori.uin-alauddin.ac.id
5. tujuan-pengadaan-bahan-pustaka-fungsi-pengadaan-bahan-pustaka-kebijakan-pengadaan-bahan-pustaka.html
6. pengembangan koleksi perpustakaan, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, 2019
7. https://uyadhuha.blogspot.com/2016/02/kebijakan-pengembangan-koleksi.html

Komentar Anda

Berita Terkini